W branży, gdzie każda złotówka i każda minuta mają znaczenie operacyjne, wybór odpowiedniego dostawcy staje się kluczowym elementem zarządzania rentownością restauracji. Prezentujemy pierwszą część analizy, w której przyjrzymy się kluczowym kryteriom wyboru dystrybutorów w sektorze HoReCa, uwzględniając najnowsze trendy oraz czynniki wynikające z potrzeb nowoczesnych lokali gastronomicznych.

Dynamiczna odbudowa i profesjonalizacja rynku gastronomicznego po latach niepewności to jeden z najbardziej pozytywnych sygnałów dla całego sektora usług. Ubiegły rok przyniósł wyraźne oznaki stabilizacji zarówno pod względem liczby aktywnych lokali, jak i ich podejścia do zarządzania. Właściciele restauracji coraz częściej sięgają po narzędzia analityczne, automatyzację procesów oraz rozwiniętą współpracę z partnerami biznesowymi, by zwiększyć rentowność i konkurencyjność. Szczególnego znaczenia nabiera również profesjonalizacja łańcucha dostaw rozumiana nie tylko jako dodatkowy koszt, ale przede wszystkim inwestycja w długofalowy rozwój i jakość usług.

W ten sposób branża gastronomiczna osiągnęła jeden z najwyższych poziomów rozwoju w historii. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego na koniec 2023 roku w Polsce funkcjonowało już 93?306 placówek gastronomicznych, co oznacza wzrost o 11,2 proc. w porównaniu z rokiem poprzednim. W pierwszej połowie 2024 roku liczba ta rosła dalej, zbliżając się do 100 tysięcy punktów gastronomicznych - wynika z danych Dun&Bradstreet.

Sektor HoReCa nie tylko odzyskał siły po trudnym okresie pandemii, ale także dynamicznie się rozwija, generując coraz większe przychody - z poziomu 48,7 miliarda złotych w 2021 roku do 76,7 miliarda złotych w 2023 roku. Coraz większa liczba restauracji, barów, kawiarni, punktów gastronomii oferującej street food czy firm cateringowych przekłada się na rosnące zapotrzebowanie na surowce, produkty spożywcze oraz wyposażenie. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają dystrybutorzy i hurtownie, którzy stanowią fundament łańcucha dostaw dla sektora HoReCa.

W kontekście rosnących kosztów prowadzenia działalności gastronomicznej, galopującej inflacji oraz silnej i stale rosnącej konkurencji na rynku restauratorzy coraz częściej stają przed koniecznością podejmowania decyzji zakupowych w sposób strategiczny. Już nie tylko cena stanowi główne kryterium wyboru dostawców, lecz coraz większe znaczenie przypisuje się jakości oferowanych produktów, kompleksowości obsługi oraz wartości dodanej, jaką dystrybutor może wnieść do codziennego funkcjonowania lokalu. W ten sposób dystrybutorzy nie są już jedynie ogniwem logistycznym - stają się partnerami biznesowymi, którzy mogą wpływać na efektywność operacyjną, rentowność, a także odbiór restauracji przez gości.

Z punktu widzenia optymalizacji procesów gastronomicznych jednym z najważniejszych czynników przy wyborze dostawcy pozostaje jakość oferowanych surowców. Produkty powinny być świeże, zgodne z normami sanitarnymi i - o ile to możliwe - warto, aby posiadały odpowiednie certyfikaty jakości takie jak HACCP. Szczególną wartość zyskują także surowce pochodzenia lokalnego oraz produkty sezonowe i premium, które pozwalają budować wizerunek restauracji jako miejsca oferującego smaczne, autentyczne i zróżnicowane dania. Odpowiednio dobrane składniki mogą nie tylko poprawić jakość potraw, ale również stanowić wyróżnik konkurencyjny i przyciągać bardziej wymagających konsumentów.

Znaczenie tych aspektów potwierdzają wyniki najnowszego badania przeprowadzonego w 2025 roku przez PMR wśród firm działających w sektorze hotelarskim, restauracyjnym i usług cateringowych. Po raz pierwszy od kilku lat jakość oferowanych produktów została wskazana jako najważniejsze kryterium wyboru dystrybutora (76 proc.), wyprzedzając tradycyjnie dominującą cenę. Na drugim miejscu znalazły się kwestie związane z kosztami zakupu (73 proc.), a na trzecim - szerokość i kompleksowość oferty asortymentowej (38 proc.).

- Na przełomie kwietnia i maja 2025 roku PMR Market Experts by Hume?s Institute przeprowadził kolejną edycję badania wśród placówek gastronomicznych i firm cateringowych. Pierwszy raz od 2021 roku to nie cena okazała się najważniejszym kryterium wyboru dostawcy - wyprzedziła ją jakość produktów - warto jednak mieć na uwadze, że różnica pomiędzy tymi dwoma kryteriami nie jest duża (76 proc. vs. 73 proc.), a odsetek wskazań na cenę jako najważniejsze kryterium wyboru dostawy utrzymuje się wciąż na relatywnie wysokim poziomie. Niemniej, podobną zmianę zaobserwowaliśmy wśród konsumentów na rynku HoReCa - atrakcyjne ceny, pomimo pozostania najważniejszym czynnikiem wyboru lokalu gastronomicznego dla Polaków, nieco straciły na znaczeniu w 2025 roku (spadek odsetka wskazań z 60 proc. rok wcześniej, do 52 proc. wśród Polaków korzystających z usług rynku HoReCa). Oba zjawiska mają najprawdopodobniej związek z ustabilizowaniem się inflacji ogółem, inflacji cen usług gastronomicznych oraz inflacji cen żywności, a także adaptacją Polaków oraz firm działających na rynku do ogólnie wyższych cen produktów i usług. Jakość towarów jest szczególnie ważna dla restauracji hotelowych i firm cateringowych - wymieniło ją aż 83 proc. badanych z tych segmentów rynku HoReCa. Restauracje hotelowe nieco mniej uwagi przywiązują do ceny towarów (63 proc.), za to częściej zwracają uwagę na dogodne warunki i odroczone terminy płatności (32 proc.). Cena jest z kolei nieco częściej wskazywana przez pizzerie (77 proc.) i firmy cateringowe (79 proc.). Pizzeriom, barom szybkiej obsługi oraz kawiarniom i herbaciarniom nieco częściej zależy na szerokim wyborze towarów - podkreśla Justyna Zagórska, Senior Analyst PMR Market Experts/Hume's Institute.

Taka zmiana priorytetów świadczy o rosnącej świadomości wśród restauratorów, którzy coraz częściej dostrzegają, że niska cena może wiązać się z ryzykiem gorszej jakości, zwiększonym poziomem reklamacji czy stratami wynikającymi z nietrwałości produktów. Konsekwencją może być pogorszenie doświadczenia gości, a w dłuższej perspektywie nawet utrata lojalności klientów skutkująca obniżeniem reputacji marki.

Choć jakość zyskała na znaczeniu, kwestia ceny nadal pozostaje istotnym elementem analizy przy wyborze partnera. Zakupy produktów spożywczych stanowią jeden z największych segmentów kosztów operacyjnych w gastronomii, dlatego niezbędne jest korzystanie z transparentnych warunków handlowych. Warto wybierać dostawców, którzy oferują konkurencyjne ceny, możliwość negocjacji rabatów wolumenowych, elastyczne terminy płatności oraz regularne promocje. Ponadto szczególnie korzystna może okazać się współpraca z jednym, sprawdzonym dystrybutorem oferującym szeroki asortyment - taka relacja sprzyja nie tylko oszczędnościom cenowym, lecz również upraszcza procesy logistyczne i administracyjne.

W warunkach dynamicznie zmieniającego się popytu, sezonowości oraz presji na to, aby dostawy każdorazowo docierały na czas, kluczowego znaczenia nabiera elastyczność operacyjna i logistyczna ze strony hurtowni. Profesjonalni dystrybutorzy powinni zapewniać punktualność, regularność dostaw oraz szybką reakcję na niespodziewane braki magazynowe. Wsparciem są tu nowoczesne narzędzia cyfrowe, zaczynając od platform zamówień online, poprzez aplikacje mobilne, aż po możliwość integracji systemów zakupowych z POS. Takie rozwiązania zwiększają kontrolę nad stanem magazynowym, umożliwiają precyzyjne prognozowanie zapotrzebowania i optymalizację food costu, co przekłada się bezpośrednio na opłacalność biznesu.

Kolejnym aspektem, który zyskuje na znaczeniu, jest szerokość i dopasowanie oferty produktowej. Restauratorzy poszukują dziś dostawców, którzy umożliwią kompleksowe zaopatrzenie lokalu, począwszy od niezbędnych produktów spożywczych, poprzez napoje i dodatki, na środkach higienicznych, profesjonalnej chemii, czyściwach czy opakowaniach gastronomicznych skończywszy. Zaopatrywanie się w różnych kategoriach produktowych u jednego partnera pozwala ograniczyć liczbę dostawców, w efekcie uprościć procesy księgowe i magazynowe, a także zwiększyć spójność i przewidywalność dostaw. W dłuższej perspektywie oznacza to również większą kontrolę nad łańcuchem wartości.

Nie sposób pominąć także kwestii odpowiedzialności środowiskowej i społecznej. Rosnąca świadomość gości oraz zmieniające się regulacje powodują, że coraz więcej restauracji zwraca uwagę na to, czy ich partnerzy wspierają lokalnych producentów, korzystają z opakowań biodegradowalnych, optymalizują trasy dostaw w celu zmniejszenia emisji CO2 oraz promują produkty z certyfikowanych źródeł. Współpraca z takim dystrybutorem wpisuje się nie tylko w strategię zrównoważonego rozwoju, ale może również stanowić przewagę w komunikacji marketingowej szczególnie w oczach klientów oczekujących odpowiedzialnych wyborów biznesowych.

Warto także podkreślić znaczenie jakości obsługi klienta i dostępności wsparcia doradczego. Nowoczesny dystrybutor powinien nie tylko dostarczać towar, ale również wspierać restauratora wiedzą i doświadczeniem. W cenie zyskują usługi dodatkowe, takie jak szkolenia produktowe, pomoc w komponowaniu menu, łatwy dostęp do analiz rynkowych, a także rekomendacje dotyczące trendów konsumenckich czy nowości produktowych. Tego rodzaju doradztwo może realnie wpłynąć na atrakcyjność oferty lokalu i jego przewagę konkurencyjną.

Podsumowując, w obecnych realiach gospodarczych wybór dystrybutora powinien być traktowany jako część strategii obranej przez restaurację. Restauratorzy, którzy dążą do zwiększenia rentowności i efektywności operacyjnej, powinni podejmować współpracę z partnerami, którzy oferują nie tylko korzystne warunki cenowe, ale i wysoką jakość, optymalne ceny, elastyczność, szeroką ofertę, nowoczesne wsparcie technologiczne oraz zaangażowanie w zrównoważony rozwój. Jak pokazują aktualne badania, jakość - a nie cena - staje się dziś głównym wyznacznikiem opłacalnej współpracy w sektorze HoReCa. Ten nowy układ priorytetów potwierdza, że współczesny restaurator nie szuka już wyłącznie niskiej ceny - szuka wartości. A wartość to dziś także jakość surowca, jego pochodzenie, certyfikacja, świeżość, stabilność dostaw i wsparcie doradcze. To fundamentalna zmiana, która wyznacza nowy standard w budowaniu silnych, długofalowych relacji biznesowych.

Tekst powstał przy współpracy z: